Contratar un servicio de vigilancia privada es una decisión crítica para cualquier organización.
Los riesgos operativos, legales y reputacionales derivados de una mala elección pueden comprometer la continuidad del negocio, la seguridad del personal y la protección de activos estratégicos.
En los últimos años, la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ha intensificado los controles debido al crecimiento de empresas informales, tarifas por debajo del costo legal y modelos operativos que no cumplen las exigencias normativas del país.
Sin embargo, para muchas empresas continúa siendo complejo identificar qué deben verificar antes de contratar un proveedor.
Por ello, este artículo presenta un checklist claro, actualizado y fácil de aplicar, que permitirá seleccionar una empresa de vigilancia privada certificada, con cumplimiento normativo comprobable y procesos operativos alineados con las necesidades del sector empresarial en Colombia.
En este artículo encontrará:
¿Por qué es indispensable verificar el cumplimiento legal del proveedor?
Cuando una empresa contrata vigilancia privada, no solo adquiere un servicio: asume responsabilidades solidarias en materia laboral, operativa y legal.
Si el proveedor incumple la normativa, la organización contratante puede enfrentarse a sanciones, investigaciones o afectaciones reputacionales.
Además, la seguridad informal —frecuente en el mercado por tarifas bajas aparentemente “atractivas”— carece de supervisión, formación adecuada y respaldo jurídico, lo cual incrementa el riesgo de incidentes, pérdidas operativas y dificultades con aseguradoras y auditorías internas.
Por estas razones, la verificación del cumplimiento legal no es opcional: es un requisito de gobernanza corporativa y un estándar básico de mitigación de riesgos.
Licencias y habilitaciones obligatorias: el primer filtro de un proveedor confiable
Toda empresa de vigilancia privada en Colombia debe contar con una autorización vigente de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.
Esta licencia acredita que la organización cumple los requisitos jurídicos, financieros, operativos y de formación para prestar servicios de seguridad.
Como parte del checklist, se recomienda confirmar:
- Resolución de funcionamiento vigente: debe estar actualizada y corresponder exactamente al tipo de servicio ofrecido.
- Autorización específica del servicio requerido: vigilancia física, escoltas, manejo de caninos o servicios tecnológicos.
- Registro del personal operativo: todo vigilante debe estar debidamente inscrito ante la entidad reguladora.
- Supervisión y control formalizados: la empresa debe contar con supervisores registrados y documentar la supervisión operativa.
- Vigencia y renovaciones: una licencia próxima a vencerse debe generar alerta.
- Verificación pública: la autenticidad puede corroborarse en el portal oficial de la Supervigilancia.
Un proveedor sin licencia o con documentos inconsistentes no debe ser contratado bajo ninguna circunstancia.
Certificaciones y estándares que garantizan calidad y continuidad
En el sector empresarial, la vigilancia privada debe cumplir estándares de calidad que respalden la operación diaria.
Las empresas serias complementan su licencia con certificaciones reconocidas que refuerzan la confiabilidad del servicio.
Entre las más relevantes se encuentran:
- ISO 9001: asegura sistemas de gestión de calidad estandarizados.
- ISO 18788: evalúa la operación de seguridad privada bajo criterios internacionales.
- Procesos de capacitación formal: incluyen formación en normatividad, derechos humanos, gestión del riesgo, atención al público y protocolos de emergencia.
- Controles internos documentados: procedimientos para supervisión, reporte de novedades, auditorías internas y gestión de incidentes.
- Trazabilidad: evidencia de que la empresa puede demostrar historial operativo, cumplimiento de contratos y estabilidad del servicio.
Para un cliente empresarial, la presencia de certificaciones es un indicador clave de madurez operacional y de compromiso con la mejora continua.
Requisitos laborales y contractuales que todo proveedor debe cumplir
El talento humano es el corazón de un servicio de vigilancia.
Por ello, uno de los componentes centrales del checklist debe ser la verificación del cumplimiento laboral.
Una empresa seria garantiza:
- Personal vinculado legalmente, con contratos laborales formales.
- Afiliación completa a seguridad social (salud, pensión, ARL y caja de compensación).
- Cumplimiento de la jornada laboral reglamentaria.
- Programas de bienestar que promueven estabilidad y reducen la rotación.
- Entrega completa de dotación, equipos y elementos de protección personal.
- Formación continua en protocolos y procedimientos.
Las malas prácticas laborales terminan impactando directamente en la calidad del servicio: alta rotación, fatiga operativa y fallas en los puestos críticos son los principales riesgos.
Validación operativa y documental: lo que toda empresa debe solicitar
Más allá de licencias y certificaciones, un proveedor confiable debe demostrar procesos operativos estables, medibles y sostenibles.
Por ello, el checklist debe incluir la revisión de documentación operativa que respalde el nivel de profesionalismo del servicio.
Entre los documentos esenciales se encuentran:
- Protocolos escritos de emergencia, con rutas de acción claras.
- Procedimientos de control de acceso, adaptados a la operación del cliente.
- Matriz de riesgos, donde se identifiquen amenazas específicas del entorno.
- Informes de supervisión, que evidencien control constante y visitas reales al puesto.
- Reportes de novedades, con trazabilidad de incidentes y cierres correctivos.
- Soportes de capacitación, incluidos cursos, evaluaciones y sesiones de refresco.
- Mecanismos de seguimiento, como canales directos de comunicación o sistemas tecnológicos para monitoreo.
Una empresa de vigilancia que no puede entregar esta documentación no está en capacidad de operar con estándares corporativos.
Cómo identificar señales de alerta antes de contratar
El mercado colombiano presenta proveedores que buscan ganar contratos con tarifas extremadamente bajas o con propuestas poco claras.
En estos casos, identificar señales de alerta puede evitar consecuencias futuras.
Algunas advertencias comunes incluyen:
- Tarifas por debajo de los costos mínimos establecidos.
- Ausencia de supervisión documentada.
- Contratación informal del personal operativo.
- Falta de licencias o negativa a entregarlas.
- Empresas que evitan auditorías del cliente.
- Propuestas con poca claridad en turnos, dotación o reemplazos.
Una organización que detecte cualquiera de estas señales debe considerar un proveedor alternativo antes de comprometer su operación.
Conclusión: el diagnóstico de seguridad como parte final del checklist
El proceso de cumplimiento legal es esencial, pero debe complementarse con un diagnóstico de seguridad realizado por el proveedor.
Este análisis permite conocer las necesidades reales de la organización, determinar los riesgos del entorno, definir el número adecuado de puestos y establecer protocolos alineados con la operación.
Sin diagnóstico, la empresa contrata a ciegas. Con diagnóstico, la inversión es precisa, efectiva y proporcional al nivel de riesgo.
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